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Patrick Riederich: Einblicke in die Digitalisierung des Rechnungswesens, aus der praktischen Sicht eines Buchhalters

Titelbild

Patrick Riederich übt den Beruf des Buchhalters aus und ist somit ein profunder Kenner der Dinge, auf die es bei der digitalen Transformation, verstanden als Umwandlung analoger in digitale Prozesse, ankommt.

Er zeigt Ihnen, welche Erfahrungen er dabei gemacht hat und wie er diese dafür einsetzt, dass er seinen Beruf mit mehr Sinn, mehr Erfolg und vor allem mehr Freude ausüben kann.

Unterschiedliche Wege, aber Gemeinsamkeiten

Es ist ein Weg, den jeder für sich selbst gehen muss. Obwohl sich die Wege unterschiedlich gestalten werden, zeigen sie doch Gemeinsamkeiten auf, die es zu kennen gilt und die Sie für sich nutzen können.

Offenheit gewinnt

Patrick Riederich ist einer jener Menschen, dem es Freude macht, anderen seine Erfahrungen mitzuteilen, weil er weiß, dass er letztendlich wieder selbst am meisten davon profitieren wird. Wer ebenfalls diese Einstellung hat, für den wird der digitale Wandel ein Vergnügen, wer sich aber davor fürchtet und lieber alles alleine machen will, wird daran scheitern!

Die komplexe Welt von heute

Es ist unschwer festzustellen, dass die moderne Welt immer komplexer wird. Die Umwelt eines Unternehmens ist heute sehr viel dynamischer als früher. Wir erleben häufiger Krisen auf nationaler und internationaler Ebene, welche sich auf jeden von uns auswirken. Diese Krisen beeinflussen sowohl die Beschaffungs- als auch die Absatzmärkte unserer KlientInnen teilweise erheblich. UnternehmerInnen muss zeitnah auf die unterschiedlichsten Ereignisse reagieren können.

Bedeutung des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen eines Unternehmens war schon immer ein wesentliches Werkzeug um feststellen zu können, in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickelt. Aus dem Rechnungswesen eines Unternehmens lassen sich die verschiedensten Informationen ableiten, wie z.B. die absatzstärksten Märkte, die höchsten Kostenfaktoren innerhalb des Unternehmens und viele andere wichtige Informationen.

Basierend auf diesen Informationen treffen Unternehmer Entscheidungen, welche das Leben vieler Menschen positiv oder auch negativ beeinflussen werden.

Steigende Technisierung

Auch das Leben der SteuerberaterInnen, BilanzbuchhalterInnen und BuchhalterInnen ist sehr viel komplexer geworden. Einerseits werden die Gesetze von Jahr zu Jahr komplexer, andererseits hat uns die Corona-Krise viel zusätzliche Arbeit abverlangt.

Eine andere wesentliche Veränderung der letzten Jahre ist die steigende Anzahl technischer Hilfsmittel, die in Unternehmen verwendet werden und einen direkten Einfluss auf die Arbeit der KanzleimitarbeiterInnen haben.

Fehlerhafte Anwendung

Patrick Riederich ist in seiner beruflichen Laufbahn als Buchhalter auf eine breite Ablehnung, in punkto Integration dieser von den Unternehmern zur Verfügung gestellten Werkzeuge in den Arbeitsalltag der KanzleimitarbeiterInnen, gestoßen, die er überwiegend auf schlechte Erfahrungen wegen fehlerhafter Anwendung und der daraus resultierenden Probleme zurückführt.

Den KanzleimitarbeiterInnen sind in der Regel weder die notwendigen Maßnahmen für die Integration der technischen Hilfsmittel, noch die Risiken falscher Handhabung bekannt. Da das verfügbare Zeitbudget meist sehr gering ist, und kein Spielraum für Fehler (falsche Fehlerkultur) eingeräumt wird, ist die häufig anzutreffende Ablehnung bzw Skepsis durchaus nachvollziehbar.

Fehlende Ausbildung

Meistens sollen sich die KanzleimitarbeiterInnen alleine um die Bewältigung der Aufgabe der Integration kümmern, obwohl sie dafür nicht ausgebildet wurden, und de facto keine Ausbildung dafür angeboten wird. Die Welt der IT-Software ist auch derartig vielfältig und komplex, sodass es kaum möglich ist, innerhalb der Kanzlei eine adäquate Ausbildung anzubieten.

Unterschiedliche Eigenheiten

In den letzten zweieinhalb Jahren war er intensiv mit der Integration der diversen von KlientInnen und der Kanzleiführung zur Verfügung gestellten technischen Hilfsmittel beschäftigt. Bei der Integration der diversen Systeme stieß er auf die unterschiedlichsten Komplikationen technischer Natur, aber auch die verschiedensten Kliententypen mit gewissen Eigenheiten, welche bei der Systementwicklung zu berücksichtigen sind.

Neue Fähigkeiten und Verständnis

Insbesondere durch die unerwarteten Eigenheiten mancher KlientInnen und der technischen Variablen, die sich teilweise nur schwer vorhersehen lassen, hat er sich völlig neue Fähigkeiten, und ein sehr viel tieferes Verständnis für das Rechnungswesen an sich erarbeiten müssen.

Um das Ziel der Digitalisierung zu erreichen musste er das Programmieren erlernen, da nicht alle von den KlientInnen zur Verfügung gestellten Informationen in ihrer Rohfassung geeignet waren, um sie in die Buchhaltung zu importieren. Darüber hinaus musste er sich betriebswirtschaftliche Kenntnisse aneignen, aber auch Kenntnisse aus dem Bereich der Bilanzierung.

Zweck der Digitalisierung

Im Gegensatz zu seiner ursprünglichen Annahme, dass die Digitalisierung lediglich dem Zweck dient, die steuerliche Beratung kostengünstiger zu machen, weiß er heute, dass die Digitalisierung einem völlig anderen Zweck dient.

Durch die Digitalisierung gewinnt er als Kanzleimitarbeiter sehr viel Zeit. Anstelle der ausschließlichen Erfassung der Buchungsfälle, kann er sehr viel intensiver in die Unternehmen seiner KlientInnen eintauchen, diese näher kennenlernen und feststellen, welche weiteren Dienstleistungen das jeweilige Unternehmen möglicherweise benötigt.

Zusatzleistungen

Die von ihm vorgeschlagenen Zusatzleistungen werden eigentlich immer dankend angenommen. So hat er zum Beispiel für einen Klienten eine Kostenrechnung entwickelt, ein anderer Klient erhält in regelmäßigen Abständen eine sehr ausführliche Aufstellung der von ihm gewünschten Bilanzkennzahlen. Sehr dankbar sind KlientInnen in der Regel auch, wenn man sie beim Mahnwesen unterstützt, oder dieses zur Gänze für sie übernimmt. Weiters sind Zahlungsvorschläge, XML-Dateien mit Lohn- und Finanzamtszahlungen sehr beliebt.

In der letzten Zeit wird das Interesse an revisionssicheren Dokumentenmanagementsystemen, komplexen ERP-Systemen mit Fibu-Schnittstelle, und kleinen Buchhaltungsprodukten wie Sevdesk immer größer.

Fataler Fehler

Es wäre ein fataler Fehler, die technische Entwicklung und deren vielfältige Möglichkeiten zu ignorieren, auf veraltete Strukturen und Abläufe zu beharren. Moderne IT-Systeme haben ein enormes Potenzial und bieten sowohl den KlientInnen als auch den KanzleimitarbeiterInnen die Chance zu persönlichem und beruflichem Wachstum, wovon alle beteiligten Personen auf vielfältige Weise profitieren.

Einblicke

In den folgenden Monaten wird er Ihnen Einblicke in seine Arbeit gewähren, um Ihnen eine eventuelle Scheu vor der Modernisierung zu nehmen, Sie vor Fehlern, die er teils selbst gemacht hat, zu bewahren, und Ihnen ein Stück weit den Weg zu weisen, damit auch Sie und Ihre KlientInnen vom digitalen Wandel profitieren.

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