Patrick Riederich: Das digitale Belegwesen - Gesetzliche & technische Bestimmungen
- 14. Dezember 2022
- Wolfgang Steinmaurer
- Neue Steuerberatung
Patrick Riederich thematisiert, dass es sowohl unternehmens- als auch abgabenrechtlich zulässig ist, Grundaufzeichnungen und sonstige Belege als digitales Exemplar aufzubewahren, wenn die Aufbewahrungspflichten eingehalten werden und die Unveränderbarkeit der Dokumente durch organisatorische und technische Maßnahmen gewährleistet ist.
Er zeigt Ihnen, dass dann, wenn Aufzeichnungen nicht den dafür vorgesehenen Regeln entsprechen, dies zu erheblichen Nachteilen, wie zB dem Verlust des Vorsteuerabzugs, führen kann.
Aufzeichnungsvorschriften
Sowohl das Unternehmensrecht, die Bundesabgabenordnung als auch das Umsatzsteuergesetz enthalten Aufzeichnungsvorschriften. Siehe dazu die Ausführungen zum Unternehmensgesetzbuch, zur Bundesabgabenordnung und zum Umsatzsteuergesetz.
Digitalisat
Digitalisate werden umsatzsteuerrechtlich vom Fiskus als Original anerkannt, wenn die Unveränderbarkeit durch den Digitalisierungsprozess mithilfe eines internen Steuerungsverfahrens sichergestellt wird, und das Dokument urschriftgetreu im Sinne der Umsatzsteuerrichtlinien erfasst wird. Siehe dazu die Ausführungen zur Unveränderbarkeit und zur Revisionssicherheit.
Archivierung
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen in einem Computerordner ist zu wenig, weil nicht revisionssicher. Daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie richtig archivieren. Siehe dazu die Ausführungen zur Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts, zum innbetrieblichen Steuerungsverfahren, zu E-Mails und zu Schutzmechanismen.
Innerbetriebliche Steuerungsverfahren
Das innerbetriebliche Steuerungsverfahren ist ein Kontrollverfahren, das Unternehmer zum Abgleich von Rechnungen einsetzen. Siehe dazu die Ausführungen zum Rechnungseingang, eine kritische Empfehlung, einen praktikablen Vorschlag, zu Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit, zur Revisionssicherheit und zur Prüfung individueller Prozesse.
Aufbewahrung im Original
Aufgrund digital nicht wiedergebbarer Charakteristika, und juristischer Unsicherheit sind bestimmte Dokumenttypen jedenfalls im Original aufzubewahren.
Vernichtung von Papierdokumenten
Sollte die Vernichtung von Papierdokumenten in Erwägung gezogen werden müssen einige Vorkehrungen getroffen werden.
Weitere Themen
Weitere Themen sind technische Empfehlungen, Beschreibung eines Digitalisierungsprozesses und andere mehr.
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